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论人力资源外包风险分析及风险防范5500字

论人力资源外包风险分析及风险防范5500字

  [论文关键词] 资源外包 风险要素 风险防范

  [论文摘要] 人力资源外包是帮助企业提高效率、赢得竞争优势的一种新型模式。在推行人力资源外包对公司的人力资源管理和整个组织机构运作施加外力管理的同时,应对这一新事物所隐存的风险有清晰的认识,并做好外包的风险控制工作。

  随着组织架构愈加富有弹性且更为灵活,组织领导者的思维方式正发生着深刻的转变,越来越多的企业意识到,只有更为专注核心竞争优势,而尽可能地将非竞争优势职能外包给专业公司去实施,才能保证整条价值链的顺畅与增值。在知识条件下,人力资本在价值链中的作用将更为突出。将人力资源管理过程中繁琐、高难度的任务委托给拥有顶尖专家的专业咨询公司处理,正成为组织管理战略中富有深远意义的一环。“人力资源外包”正是在这样的大背景下应运而生的帮助企业提高效率、赢得竞争优势的一种新型管理模式。

  一、概念阐述

  人力资源外包就是企业根据需要将能某一项或几项人力资源管理工作或职能外包出去,交由其他企业或组织进行管理,以降低人力,实现效率最大化。总体而言,人力资源管理外包将渗透到企业内部的所有人事业务,包括人力资源规划、制度设计与创新、流程整合、员工满意度、薪资调查及方案设计、培训工作、劳动仲裁、员工关系、企业设计等方方面面。推行人力资源外包其实是对公司的人力资源管理和整个组织机构运作施加外力管理,从而在人事管理、企业技术资源管理、企业提供的服务等各方面大大提高运作效率,并实现降低成本。在我们逐步认识到人力资源外包给企业带来的诸多便利的同时,也应对这一新事物所隐存的风险有清晰的认识,并将风险控制作为人力资源管理工作的一大着力点。

  二、风险要素分析

  1.专业咨询公司的规范经营和专业化问题

  虽然目前我国有大量的外资咨询公司,但由于文化的差异,常常造成“水土不服”;而国内的专业咨询公司则存在其他诸多问题,如从业人员素质参差不齐、专业化程度不高等,从而造成了人事外包服务的质量问题。

  2.立法滞后带来的隐性风险

  人力资源外包业务作为一种新兴产业,相关部门还没有制定相应的政策法规来规范企业与外包服务商的行为,没有制定合理的人力资源外包服务收费标准,各服务商都是自行制定的价格,参照的价格都不一样。政府目前没有充当好“裁判员"角色,缺乏有效的监督机制监控外包商的行为,因而难以建立长期稳定的信任合作关系,其健康有序发展缺乏保障。

  3.企业自身能力约束的风险

  外包一般可以减少企业对业务的内控,但是也可能导致权责不清,增加企业责任外移的可能性。尤其是一些核心职能外包后,如果企业内部没有做好对核心业务的内控工作,会造成企业重心不稳,自身能力受控于他方的被动局面。

  4.成本风险

  外包机构要顺利工作就必须对公司的每个岗位设置、岗位描述、职员的相关技能等进行全方位的了解。那么,如果真的能够做到对公司的情况了如指掌,他们就必须常住企业,这样,企业的成本可能更高。

  5.信息安全问题

  在长期的合作中,外包机构掌握了企业大量的信息、机密,很有可能控制企业,使企业陷入被动。外包商也可能与将来客户分享合作中的知识产权,泄露人来自资源管理方面的机密。而在我国目前尚未有完善的和法规去规范这些外包公司的行为,一旦企业机密泄露则对企业的危害是非常大的。

  6.供应商的选择风险及沟通的风险

  任何企业都有自己认同和尊重的企业文化,都会用一定的价值观、价值尺度去衡量各项工作。如果将工作外包出去,外包商的一些理念可能跟企业存在差异。如招聘外包,就存在不同价值观标准问题,若外包机构不熟悉公司的运作、企业文化、企业目标与政策,就不可能设置到位的服务。两种不同文化的冲击,也会带来内部协调的困难及成本增加,严重的话会造成企业凝聚力下降,效率低下。

  三、合作风险防范

  资源外包已经显示出巨大的潜力,但其未来健康发展关键,取决于合作双方对合作风险的预估和防范。

  1.合作之前的充分了解

  由于人力资源外包不再停留在简单的事务性操作,发包的企业对业务发包有较大的期望值。因此,合作之前的准备非常重要。合作之前充分了解包括两个方面:

  一方面是双方企业的认识,这种认识应当是对对方企业全面和深刻的认识。外包是一个长期的决策与投入,因此这就对外包服务机构的资质提出了更高的要求。企业在选择外包机构的时候,不能仅仅着眼于考虑,还应对外包机构对于此业务是否有长期承诺,是否有实质性的投入建设、是否具有丰富的操作经验、是否会严格恪守律的规定以及保密原则等方面的内容进行综合考量。

  对于外包机构而言,应当审核发包企业是否具有发包能力。发包能力不仅指能力,更重要的是发包企业是否已经对业务发包有清醒认识和充分准备。一旦确立合作关系之后,发包企业需要马上重新定位和整合人员,对于发包企业来说是不小的震荡。企业可能认识不够充分,这时,专业的外包机构应当客观的健全企业的认识,待企业做足充分准备后,再进行合作。另一方面是对于外包业务的确认。

  在业务外包之前,企业应当预先策划合适外包的项目。在企业准备实施人力资源外包之前,必须先界定清楚,某一职能是否真的适宜外包。通常对于企业来说安全性是首要考虑,同时要坚持不能把关系企业核心发展能力的工作外包出去的原则。对于人力资源管理来讲,工作分析与岗位描述、员工招聘、培训与发展、薪酬、福利、劳动关系、人力管理信息系统等工作是可以考虑进行外包的。比如企业对员工进行的各类在职培训,就企业本身而言一般是没有能力来全部完成的。

  然而这种策划是单方面基于企业需求,可行性和合理性应当得到外包机构认同和确认。双方在合作之前,对外包业务目标、标准、成效应当达到一致认识。

  2.合作过程中,建立互信互利的机制。虽然,双方在合作过程中,都有各自的立场和利益。人力资源外包业务的深入,要求必须建立一种长期稳定的合作关系,双方首先应当持有互信互利合作态度。这种机制建立,除了双方内心态度外,需要权利义务界定予以保障。双方通过约定把握自由尺度,严格工作流程,确立归责原则,划分利益归属。

  四、风险防范的对策与建议

  1.深化改革,培育外包市场

  以深化国有企业改革为契机,大力培育人力资源外包市场,做大做强人力资源外包这块蛋糕,推动人力资源外包向深度专业化方向发展。从总的情况来看,人力资源外包市场的发育还很不成熟很不完善,具体表现为企业提供人力资源外包业务的外包服务商整体素质不高,多提供一些基础性服务工作。大力发展人力资源外包,提升外包服务商素质,使其向深化专业方向发展,为国有企业改变人员臃肿的状况做贡献。

  2.提高外包服务商的服务水平

  以市场需求为导向,以提高服务质量为宗旨,开发多种形式的人力资源外包产品。人力资源外包产业还处在发展的初级阶段。从服务的行业结构上看,以中小型高科技企业为主;从服务类别来看,以基础性工作外包为主;从市场需求来看,以外企为主。人力资源外包品种少,外包服务范围较窄,这不利于人力资源外包的快速发展。因此,要以市场为导向,人力资源外包服务品种多样化,提高服务质量,促进人力资源外包进一步向专业化和产业化方向发展。

  3.政府作为

  (1)发挥政府的积极引导作用。通过多种有效途径宣传人力资源外包这一新生事物,政府引导是人力资源外包得以健康发展的强劲推动力。人力资源外包作为一种新生事物,为所完全接受尚需较长时间。改变企业、社会、个人的传统思想观念,还有一段长路要走。在当前我国大力健全和完善市场经济体制的情况下,政府部门要积极鼓励、支持、提倡人力资源外包这一新的管理模式,加大宣传推广人力资源外包的力度和广度。给进行人力资源外包的企业适当的优惠政策。

  (2)加强立法监督。政府应加强立法监督, 制定价格线,加强诚信体系建设。 目前,国内没有统一的人力资源外包服务收费标准,各服务商都是自行定价,各自参考的价格都不一样。对企业来说,收费标准还是其考虑外包与否的决定因素。另外,一些外包服务商的违规经营,也扰乱了正常的外包市场运营。为此,应制定统一的人力资源外包价格指导线,加强外包服务商严格自律,加强自身诚信体系建设。

  (3)制定相关的政策法规。资源外包是我国劳动人事制度改革的必然产物,而且,从长远来看,人力资源外包具有良好的发展前景,是大势所趋。但是,目前,我国尚无相应的、完善的法规去规范猎头公司及外包行业的运作,尚无完善的劳动政策法规去协调企业、员工、外包服务商三方的关系和切实保护员工的权益。为了规范、维护人力资源外包秩序,国家必须尽快制定出台相关政策法规,用以明确企业、外包服务商、企业员工之间的权利义务,为人力资源外包这一新兴产业的发展壮大提供完善强大有序的法律保障。

  4.审慎对待人力资源外包的计划方案选择。要保证计划的完善性及可行性,首先要明确目标,制定完善的外包计划,并对计划和方案进行可行性分析,确定哪些部分最适合外包出去。对一些涉及机密及比较敏感的板块,应审慎把握,从而较好的避免风险,对核心机密的良好控制很大程度上取决于外包项目的选择,只有针对本企业实际情况认真选择,避免盲目性才能较好的解决信息安全问题,降低企业自身能力约束的风险。人力资源外包项目要顺利实施,有两点必须注意:一是外包要详细。首先,在合同中必须明确双方相应的责、权、利,以及出现例外情况如何处理等条款;其次,要指定相应的外包工作负责人及联系方式,明确合作期间的定期联系和相互报告体系;再次,明确相应的违约责任,加入双方约定的相应条款。

  5.人力资源外包供应商进行合理选择

  企业在选择外包供应商的时候,首先,当然要考虑服务的价格,某项人力资源工作外包后,企业必然要承担一定的外包成本,如果成本较高,甚至大于由企业自己来做的成本,还不如不外包;其次,注重服务公司的信誉和质量,它将对外包工作的完成乃至整个企业的正常发展起到决定性作用。以薪酬福利的外包为例,一旦信息泄露给了竞争对手,必将对企业产生极其不利的影响;另外,关于找国际外包服务公司的问题,很多企业盲目选择国外的合作者,当然,如果公司有钱也未尝不可,但要注意以下几个要点:(1)必须要有详细项目计划、目标,越具体越好。(2)让本企业的经理参与,经理的水平和专业素质要高,因为新建的体系要由国际外包服务公司与人力资源部及部门经理来共同运作。

  6.做好各方面的沟通与协调

  与员工进行合理有效的沟通,取得他们的信任,将信息和新的策略传递到公司的各个层面,以解释、和推动外包工作的顺利进行,降低各项风险。为了更好地管理人力资源,增强员工满意度,保留的人力资源人员必须加强与内部员工、租赁员工及外包服务公司的沟通和协调。

  (1)内部员工沟通和协调。对于需要分流的员工,要充分做好他们的思想工作。一般总经理和HR经理要多与他们沟通,从战略角度介绍外包的方方面面,同时更要听取他们的意见,并营造一个轻松活泼的沟通。关于他们的安置,要充分征求他们的意见,并做好辅助工作,使他们通过承包合同的形式转为外包服务公司的专业化员工。对于余下的员工,他们会觉得晋升受到了很大的限制,所以要与余下的员工进行合理的沟通,取得他们的信任,让他们了解其在外包中所扮演的角色,以便更积极地投入到本职工作中去。

  (2)租赁员工的沟通和协调。租赁员工的归属感是企业HR最为关注的问题之一。因为工作时间、地点、内容的经常性变化,很容易产生不稳定感,并最终影响工作绩效。通过定期对外派员工进行职业素质培训,举办各种联谊活动,在节假日进行员工慰问等方式增强外派员工的归属感。平时客户服务人员很注意与员工沟通,及时了解员工需求,反馈给用人单位。也对用人单位进策法规上的辅导,帮助用人单位和租赁员工进行磨合,让租赁员工身心愉快地工作,为用人单位创造最大的效益。

  (3)外包服务公司的沟通与协调。对于外包服务公司,要对他们的服务质量进行“满意度”,并随时向外包服务公司反馈员工的问题和建议,协助他们改进工作方法。另外,为了更有效地激励外包服务公司,提高他们的服务质量,企业必须保持对外包业务的随时监测和评估。可以根据双方签订的外包合同,定期或不定期地对外包服务公司跟踪调查和间接接触。

  7.建立风险监控机制和外包风险预警管理体系

  以上六点工作的良好开展是建立人力资源外包风险监控机制及预警管理体系的基础,同时,企业人力资源管理部门应加强对外包的风险意识,投入一定精力构建风险监控机制及风险预警管理体系。

  人力资源业务外包是传统人力资源管理的一个跳跃,仍然面临一定因素的制约,但是如果企业和外包专业机构都能够不断思考外包业务的拓展及风险的防范,努力营造良好的外部环境,可以预见,人力资源外包必将拥有更加广阔的空间。

  参考文献:

  [1]安鸿章主编:《现代企业人力资源》(第二版),中国劳动保障出版社,2003年4月第二版.[M]

  [2]杨河清主编:《劳动学》,中国人民大学出版社.2002年5月第1版 [M]

  [3]李言:《人力资源外包是双赢的管理模式》.中国人力资源网[J]

  [4]王源:《企业人力资源外包现状分析及对策》.中国人力资源开发网.[J]

  [5]《HR外包服务》.中国人力资源外包网.[M]

  [6]陈琼:《人力资源外包决策及实施中应注意的问题》.亚太人力资源网 [J]

  [7]朱文进:《人力资源业务外包的发展态势》.亚太人力资源网[J]


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