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2017年文档管理工作总结1300字

2017年文档管理工作总结1300字

  在不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写,但经过一番详细的思考,我理清了思路。在这里,我们对如何进行文档管理分三个阶段来阐述。

  1、生成期文件的管理

  生成期的文件,处于制作、接收、处理与发出的过程中,需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此,需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。对此类文件的管理,可建立以下一个流程:文件→文件套→杂志匣→文件柜。

  按事由用文件夹对文件进行分类;按照一件事一个文件套的原则,每个人准备若干个文件套;按类别或内容将使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的颜色对文件类别进行区分。将文件套收集到轻便杂志匣中;把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上;责任人外出或离职时,务必将轻便杂志匣放到"使用中文件柜"上;用标签纸制作杂志匣的标签,可做到整洁美观并易于分类;由于可看到文件夹的标签,还易于检索;每个人都应该备有"使用中的轻便杂志匣",并在标签处填入人名。将轻便杂志匣放在文件柜里;将办公室用的文件柜的部分空间划分出来,作为"使用中的文件柜",可使办公室每个人每天的工作一目了然,方便工作交接及管理,并可临时性地存放文件资料;使用开放式文件架,检索、管理都很方便,避免文件私有化。

  2、保存期文件的管理

  有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降,这样的文件可分为保存型文件和保管型文件。对此类文件建议建立一个"保存中心"的形式进行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类,把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒,保存型文件夹,保存型文件箱中,并标明"作废日期",文件保存到期后立即废弃、扔掉或销毁。而对于需永久保存的文件资料,可以仍旧使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管文件夹,不过,如果使用保存型文件夹将会更经济一些。如果把利用率低的保存型文件仍旧放在办公室,将造成办公室的拥挤膨胀,浪费空间,防碍高效的管理。因此,建议选择经济的地方建立"保存中心"。

  3、文件的废弃

  保管型文件随着时间的流逝,其利用价值会降低,如果不及时清理,就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件,减少文件的数量,有效利用办公空间,节约费用。参照之前所述的文件管理方法,对于文件的废弃,可按照一下的方法进行:

  (1)、按文件进行废弃;

  (2)、按文件夹进行废弃;

  (3)、按项目进行废弃;

  (4)、按颜色进行废弃。

  随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展,电子文件大量产生。对于电子文件的管理,需要注意以下几个方面。

  1、对电子文件要进行分门别类地管理,要进行科学的分类。通过分类、标引、组合,使电子文件存储处于一种有序状态。

  2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于技术故障导致的文件丢失。

  3、由于电子文件利用途径的多样化,尤其是在网络高度发达的今天,要做好电子文件的保密工作,即准确设定电子文件的访问权限。


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